Văn phòng Sở

VĂN PHÒNG SỞ

I. Chức năng

Tổng hợp đánh giá tình hình hoạt động của Cơ quan Sở Giáo dục và Đào tạo và toàn ngành, điều phối hoạt động của các tổ chức thuộc Sở theo chương trình, kế hoạch làm việc; thực hiện công tác hành chính, quản trị đối với các hoạt động của cơ quan Sở, các hoạt động báo chí tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng, công tác thi đua, khen thưởng của toàn ngành.

II. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Tổng hợp và xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của Sở; tổ chức theo dõi, đôn đốc hoạt động của cơ quan Sở và các đơn vị thuộc Sở thực hiện chương trình, kế hoạch của Sở; xây dựng báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về việc thực hiện nhiệm vụ của Sở; tổ chức soạn thảo các văn bản quy phạm pháp luật của Sở thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của Sở; xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo kỷ cương, kỷ luật lao động, nền nếp trong các hoạt động của cơ quan Sở.

2. Làm công tác thư ký cho lãnh đạo Sở: Xây dựng chương  trình, kế hoạch, lịch công tác; phối hợp với các đơn vị chuẩn bị nội dung, ghi biên bản và dự thảo thông báo, kết luận của cuộc họp do Giám đốc chủ trì.

3. Chủ trì việc theo dõi hoạt động báo chí của ngành; xây dựng kế hoạch và tổ chức tuyên truyền về ngành trên các phương tiện thông tin đại chúng; làm đầu mối trong công tác quan hệ với các cơ quan báo chí để thu thập và cung cấp thông tin trên các phương tiện thông tin về các hoạt động của ngành; giúp Giám đốc tổ chức họp báo theo yêu cầu của Sở.

4. Tổ chức, quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong cơ quan Sở; công tác tổng hợp, thống kê phục vụ cho công tác quản lý của Sở. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu mật của ngành theo quy định của Nhà nước để Giám đốc trình cơ quan có thẩm quyền quyết định. Xây dựng và quản lý thư viện của cơ quan Sở.

5. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan của Sở giúp Giám đốc chỉ đạo thu thập, lưu trữ, xử lý thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành, quản lý của lãnh đạo Sở:

a) Xây dựng và triển khai công tác tin học hóa quản lý hành chính nhà nước của Sở và tạo nền tảng cho chính phủ điện tử, phục vụ công tác quản lý, điều hành của Giám đốc;

b) Làm đầu mối chỉ đạo, hướng dẫn, giám sát, quản lý và xử lý cơ sở dữ liệu phục vụ các nhiệm vụ do Giám đốc phân công.

6. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan của Sở; xây dựng, điều hành và duy trì hoạt động của website của Sở.

7. Lập dự toán và thực hiện việc trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật và thu, chi các nguồn kinh phí của cơ quan Sở theo quy định của nhà nước.

8. Quản lý đất đai, trụ sở làm việc, tài sản vật tư thiết bị, đảm bảo các điều kiện làm việc, phương tiện đi lại, thông tin liên lạc kịp thời thông suốt của cơ quan Sở; đảm bảo công tác phòng cháy, chữa cháy. Tổ chức thực hiện công tác Quốc phòng an ninh, công tác Quốc phòng của cơ quan đơn vị. Bảo vệ trật tự an toàn cơ quan, đảm bảo vệ sinh, bảo vệ môi trường, cảnh quan khuôn viên trụ sở làm việc. Thường trực công tác phòng chống lụt bão, thiên tai của cơ quan.

9. Tổ chức việc tiếp khách; đảm bảo các điều kiện, phương tiện cho việc hội họp của cơ quan Sở và các hội nghị của Sở.

10 Quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng toàn ngành; thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của ngành.

11. Thực hiện cải cách hành chính, triển khai cơ chế hành chính "một cửa", ứng dụng  CNTT vào  công tác văn phòng.  Hướng  dẫn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ công tác văn phòng (tổng hợp, văn thư, lưu trữ, thi đua, khen thưởng ...) cho cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên thuộc Văn phòng Sở, các đơn vị tổ chức trực thuộc Sở.

12. Hướng dẫn và tổ chức kế hoạch nghiên cứu khoa học, đầu tư phát triển khoa học và công nghệ, chuyển giao công nghệ, ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học phục vụ nâng cao chất lượng, hiệu quả đào tạo và bảo vệ môi trường ở các cơ sở giáo dục, chỉ đạo công tác đánh giá tổng kết về lĩnh vực này.

III. Cơ cấu tổ chức

1. Chánh Văn phòng

- Phụ trách công tác Văn phòng Sở.

- Lập kế hoạch, công tác, lịch làm việc của cơ quan Sở và Lãnh đạo Sở.

- Phụ trách công tác đối ngoại.

- Hướng dẫn và kiểm tra thể thức và thủ tục ban hành văn bản hành chính của Sở, dự toán và trang bị cơ sở vật chất, kĩ thuật và thu chi các nguồn kinh phí của Văn phòng Sở theo quy định.

- Phụ trách công tác tuyên truyền, tuyên giáo, công tác cải cách hành chính, thường trực tiếp công dân.

- Phối hợp với các cơ quan chức năng liên quan, thực hiện việc cấp và thu hồi đăng ký hoạt động của các tổ chức dịch vụ đưa người đi du học tự túc ở nước ngoài ở các trình độ phổ thông, trung cấp, cao đẳng, đại học thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở trên địa bàn tỉnh, báo cáo cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Trưởng ban biên tập Website của ngành giáo dục và đào tạo tỉnh.

2. Phó chánh Văn phòng

- Phó chánh Văn phòng (tổng hợp):

+ Phụ trách công tác tổng hợp, công tác thi đua khen thưởng của ngành giáo dục và đào tạo tỉnh.

+ Thực hiện công tác thống kê thông tin văn phòng Sở, báo cáo định kỳ và hằng năm, báo cáo đột xuất về tổ chức và hoạt động giáo dục của địa phương với UBND cấp tỉnh và Bộ Giáo dục và Đào tạo.

+ Thư ký các cuộc họp ( họp giao ban lãnh đạo sở, họp cơ quan sở, các hội nghị ngành).

+ Chuẩn bị nội dung phát biểu của lãnh đạo khi có yêu cầu.

+ Thực hiện các nhiệm vụ của Chánh Văn phòng Sở khi được ủy quyền.

- Phó chánh Văn phòng (Hành chính- quản trị):

+ Phụ trách công tác hành chính - quản trị, trật tự nội vụ của cơ quan Sở, phụ trách cơ sở vật chất, thiết bị, điều kiện làm việc, phương tiện đi lại công của cơ quan Sở.

+ Phụ trách cơ chế một cửa.

+ Thực hiện các nhiệm vụ của Chánh Văn phòng Sở khi được ủy quyền.

3. Chuyên viên

- Chuyên viên 1:

+ Thường trực công tác thi đua, khen thưởng của ngành giáo dục và đào tạo tỉnh.

+ Theo dõi, thống kê quản lý các loại tài sản, trang thiết bị, phương tiện đi lại công của cơ quan sở, công tác xây dựng, sửa chữa phòng làm việc, mua sắm trang thiết bị cơ quan Sở.

+ Theo dõi công tác cải cách thủ tục hành chính, áp dụng tiêu chuẩn ISO của cơ quan Sở, thực hiện công tác Một cửa của Sở.

+ Thực hiện các công việc khác do Chánh văn phòng phân công.

- Chuyên viên 2:

+ Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan Sở (tổng hợp các công văn đi – đến trình lãnh đạo duyệt và chuyển cho các phòng ban chức năng thực hiện. Lưu trữ văn bản đi, đến).

+ Phụ trách công tác sách – thư viện của cơ quan Sở. Nhận và phát hành các loại báo chí.

4. Nhân viên

+ Ghi vào sổ theo dõi và đóng dấu văn bản của Sở gửi đi; quản lý các con dấu.

+ Trực điện thoại; FAX cơ quan sở.

+ Đánh máy văn bản

+ Phô tô, in ấn văn bản.

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO QUẢNG NAM

quangnam.edu.vn